DIE REGSIMPLIKASIES VAN SKOOLREGISTERS

Kort na my aanstelling by Suiderlig Hoërskool op Keetmanshoop het ek kennis van ’n paneelinspeksie deur die Inspektoraat en Vakadviesdienste van die Kleurling Verteenwoordigende Owerheid ontvang. Die eerste aspek van skooladministrasie waarna hulle gewoonlik gekyk het, is hoe skoolregisters bygehou word. Ek en ’n kollega, mnr. Jan Vries, het die hele naweek voor die koms van die paneel, ’n oudit van die skoolregisters (toelatings-, opsommings- en bywoningsregister) gedoen. Ons kon egter nie daarin slaag om die registers te laat “klop” nie, want ons kon twee leerders nie “opspoor” nie. Die paneelleier was egter baie beïndruk met die werk wat ons gedoen het, die toestand van die registers en ons bevinding. Die berig oor Ingrid Maasdorp en die verlore register by die KW Marees Gekombineerde Skool, het my herinner aan hierdie episode in my professionele loopbaan. 

Ingrid, ’n graad 0-leerder, het op 20 Maart 2025 verdwyn nadat haar oupa haar, na bewering, by die skool afgelaai het. Haar liggaampie is later onder ’n brug in die Veddersdal-woonbuurt, Okahandja gevind. Nou, is dit uiters moeilik om te bepaal of sy op daai kritieke dag by die skool opgedaag het. Volgens die verslag van die menslike hulpbronpraktisyn van die ministerie, Johannes Egombo, kon die bywoningsregister van daai betrokke klas, nie opgespoor word nie. Die boek wat voorlopig deur die onderwyser gebruik was, kan ook nie opgespoor word nie. Dit was ook die onderwyser se laaste werksdag by die betrokke skool. 

Volgens die media kan die skoolhoof nie haar kommunikasie met die streekonderwyskantoor vind nie. Verder, wat ek skokkend vind is dat die skoolhoof, nadat dit bekend geraak het dat die kind vermis is, nie ’n interne ondersoek van stapel gestuur het nie. Volgens die koerant het die Okahandja-onderwyskring (ek aanvaar die kantoor van die skool se inspekteur van onderwys) wel ’n ondersoek gedoen, maar dat die verslag weens die konfidensiële aard daarvan, nie met derdes gedeel kan word nie. Waarom dit nie beskikbaar gestel word kan word nie, gaan my verstand te bowe, omdat die verslag tog by openbaarmaking ter sprake sal kom. 

Elke skool behoort oor ’n toelatings-, opsommings- en bywoningsregister te beskik. Die toelatingsregister word aangesuiwer wanneer leerders by die skool aansluit of dit verlaat. Die opsommingsregister word een keer per kwartaal gebruik terwyl die bywoningsregister op ’n daaglikse basis deur die klasonderwyser voltooi word. Hierdie registers beskik oor belangrike data en slegs die aangewese personeellede behoort toegang tot hulle te hê. Na my mening, behoort hierdie registers ook nie deur Excel-sigblaaie vervang te word nie en registers wat “vol” is moet/mag ook nie weggegooi of vernietig word nie word nie. Daar rus ’n regsplig op die skoolhoof om hierdie registers veilig te bewaar en in stand te hou. 

Skoolregisters vervul uiters belangrike funksies. Skole word gestig en onderhou met belastingbetalersgeld en die belastingbetalers het ’n reg daarop dat hulle waarde vir hul geld kry. Een van die belangrikste opbrengste op hul belegging is dat kinders tot skole toegelaat word en onderwysers aangestel word. Dit spreek sonder mond dat optimale benutting van skoolgeboue eis optimale skoolbywoning deur onderwysers en leerders. 

Tweedens moet ’n mens onthou dat dat skoolbywoning ’n kritieke aanduider van gehalte-onderwys is. Skole, sal veral na die jaarlikse promosies afgehandel is, die oorsake van swak/goeie prestasie probeer identifiseer. Analises van skoolregisters is gewoonlik ’n goeie plek om te begin. 

Bywoningsregisters is natuurlik ’n goeie aanduider van wie op ’n skooldag op die perseel was. Hierdie databasisse is veral nuttig wanneer ondersoeke oor die gevolge van noodsituasies soos geweld, brand, siekte toestande en leerders wat verdwyn soos in die bovermelde geval, gedoen word. Dit is in hierdie gevalle dat skoolregisters tot die beskikking van die polisie, regslui en maatskaplike werkers gestel moet word. 

Daar is natuurlik ander diensregisters wat die bevindings in vermelde registers in gevalle van formele ondersoeke, kan ondersteun. Eerstens, bevestig die daaglikse register vir onderwysers dat ’n onderwyser op ’n spesifieke dag wel vir diens opgedaag het. Tweedens, bevestig die perioderegister dat ’n leerder op ’n spesifieke tydstip in ’n KLASKAMER vir onderrig was. Derdens, dui die pouse-diensregister aan watter onderwyser gedurende ’n pouse veronderstel was om op die skoolperseel diens te gedoen het. Vierdens, dui die hekregister (sommer my eie benaming) watter onderwysers op ’n spesifieke oggend en middag toesig oor die aankoms en vertrek van leerders gehou het. Laastens, moet skole ook boekhou van leerders wat die skool voor die einde van die skooldag verlaat. 

Naas die naam van die betrokke leerder, moet die rede waarom hy/sy vroeër moes verlaat, die tyd en destinasie ook aangegee word. Die byhou van registers is nie om onderwysers met werk te belas nie, maar omdat die sekuriteit en gesondheid van leerders ’n hoë prioriteit moet geniet. 

Dit is sulke gevalle soos dié van Ingrid Maasdorp wat my laat wonder hoe hoog AANSPREEKLIKHEID op ons skole en die ministerie se prioriteitslys is. Ek pleit weer, verhoog die drumpel van aanspreeklikheid. 

(Ek dra hierdie een op aan oom Jan Vries. By hom het ek die belangrikheid van die toelatingsregister geleer.)

– [email protected]